Distribuzione alberghiera: bed bank o contratti diretti?

DIGITRIPS Tech

Bed banks o contratti diretti: quale strategia di distribuzione alberghiera scegliere?

Per un’agenzia di viaggi, un tour operator, una TMC o una piattaforma di prenotazione, scegliere tra bed bank e contratti diretti non è solo una questione di connettività. La posta in gioco è alta: ampiezza dell’inventario disponibile, controllo sulle tariffe, capacità di valorizzare gli accordi negoziati e redditività della distribuzione alberghiera.

I bed bank ( vedi il glossario sulla distribuzione alberghiera di DIGITRIPS) ti permettono di accedere velocemente a un’offerta internazionale già aggregata. I contratti diretti, invece, offrono un maggiore controllo sul rapporto con gli hotel e sulle condizioni commerciali. In pratica, questi due approcci rispondono a esigenze diverse e vengono sempre più spesso combinati in un modello ibrido.

In breve: i bed bank sono particolarmente efficaci per ottenere rapidamente un’ampia copertura. I contratti diretti sono più adatti alle strutture strategiche e alle aziende che vogliono tenere sotto controllo le tariffe negoziate. Un modello ibrido permette di unire questi due vantaggi, a patto di avere una piattaforma in grado di collegare, confrontare e dare priorità alle diverse fonti.

Sommario

Bed bank e contratto diretto: quali sono le differenze?

I “bed banks”, ovvero le banche dei letti

Una bed bank è un intermediario B2B che acquista o negozia capacità ricettive presso numerose strutture, per poi ridistribuirle ad agenzie, tour operator, TMC, piattaforme o altri professionisti del settore turistico. In questo modo centralizza un ampio inventario, spesso internazionale, accessibile tramite un unico accesso.

Questo approccio permette a un distributore di ampliare velocemente il proprio catalogo senza dover negoziare né gestire un’integrazione individuale con ogni singolo hotel. La bed bank si occupa di una parte della negoziazione dei contratti, della standardizzazione dei dati, delle disponibilità e della connettività.

I contratti diretti con gli albergatori

Un contratto diretto con l’hotel, invece, viene stipulato tra il distributore e la struttura o la catena alberghiera. Le due parti stabiliscono direttamente le condizioni: tariffe negoziate, eventuali quote di camere, periodi di vendita, politiche di cancellazione, commissioni, promozioni o vantaggi specifici.

Il contratto diretto rafforza il controllo commerciale, ma presuppone anche di riuscire a caricare, collegare, aggiornare e distribuire correttamente le tariffe e le scorte associate. Il suo valore dipende quindi tanto dalla qualità della negoziazione quanto dalla capacità tecnica di gestire il contratto.

Dai un’occhiata al glossario della distribuzione alberghiera

Obiettivo	Bed banks	Contratti diretti	Modello ibrido
Creare il proprio inventario	Accesso immediato a un catalogo già pronto	Offerta riservata agli hotel convenzionati	Catalogo ampliato, con l’aggiunta degli hotel convenzionati
Scoprire nuove destinazioni	Implementazione rapida senza dover negoziare con ogni singolo hotel	Implementazione graduale e mirata in base agli accordi firmati	Copertura immediata, seguita da uno sviluppo mirato dei contratti diretti
Definire le condizioni commerciali	Condizioni stabilite da ciascun fornitore	Condizioni concordate direttamente con l’hotel	Condizioni dirette preferenziali quando sono più vantaggiose
Gestire il proprio margine	Margine che dipende dalle tariffe comunicate dai fornitori	Potenziale di ottimizzazione per gli hotel che generano un volume sufficiente	Scelta della fonte più pertinente in base al margine e alle regole definite
Gestisci le connessioni	Una connessione tramite bed bank o tramite un aggregatore	È necessario effettuare il collegamento e la manutenzione per ogni fonte diretta	Fonti raggruppate e gestite da una piattaforma comune
Gestire le disponibilità	Dipende dalle scorte comunicate dai fornitori	Accesso ai mercati negoziati o collegati direttamente	Contratto diretto prioritario, con un’offerta alternativa se necessario
Casi d’uso da privilegiare	Ampliare rapidamente l’offerta alberghiera	Valorizzare gli hotel e le destinazioni strategiche	Coniugare copertura, controllo e ottimizzazione commerciale

Quale soluzione scegliere in base al proprio modello?

1. Per ampliare rapidamente il proprio inventario

Un’azienda che avvia un’attività alberghiera o che vuole espandersi rapidamente in nuove destinazioni, di solito ha tutto l’interesse a partire dai bed bank. Una sola integrazione può dare accesso a un gran numero di strutture, categorie e mercati.

Questa copertura è particolarmente utile per far fronte a una domanda dispersiva o imprevedibile. Un’agenzia che vende viaggi su misura, una TMC che gestisce numerosi viaggi di lavoro o un tour operator che sta testando una nuova destinazione non sempre ha il volume necessario per stipulare contratti direttamente con ogni singolo hotel.

I bed bank permettono quindi di ampliare il catalogo e di ridurre i tempi necessari per l’immissione sul mercato. Il loro ruolo è soprattutto quello di accelerare la copertura su larga scala.

2. Per tenere meglio sotto controllo i propri margini

I contratti diretti con gli hotel diventano particolarmente interessanti quando l’azienda individua hotel, catene alberghiere o destinazioni che generano volumi costanti. Eliminando un livello di intermediazione, questi contratti possono consentire di negoziare condizioni più adatte alla propria attività e di migliorare il margine potenziale.

Offrono inoltre maggiore libertà per creare un’offerta che si distingua dalla concorrenza: tariffe esclusive, vantaggi inclusi, condizioni di cancellazione speciali o disponibilità riservate. Il distributore non vende più solo un inventario accessibile a tanti concorrenti: valorizza un rapporto commerciale tutto suo.

Tuttavia, stipulare un contratto direttamente con un hotel che genera poche prenotazioni può comportare più oneri che vantaggi. Anche i costi legati alla stipula del contratto, all’inserimento delle tariffe, alla gestione dei dati e al monitoraggio operativo sono da tenere in considerazione.

3. Per comunicare le tariffe concordate

Le aziende che hanno già dei contratti con le strutture alberghiere spesso si trovano di fronte a un’altra difficoltà: rendere queste tariffe effettivamente disponibili nei loro processi di prenotazione.

Una tariffa negoziata può essere caricata in uno strumento statico, trasmessa tramite un channel manager o accessibile in tempo reale dal sistema dell’hotel. Questi diversi metodi devono poi essere standardizzati e collegati all’interfaccia di vendita, al motore di prenotazione o all’API utilizzata dal distributore.

La sfida non consiste quindi solo nel firmare un contratto diretto, ma nel trasformare quel contratto in contenuti prenotabili con informazioni affidabili e aggiornate. Una piattaforma di distribuzione alberghiera deve essere in grado di gestire tariffe, disponibilità, restrizioni, la mappatura delle strutture e delle camere, nonché le regole di priorità tra le fonti.

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I modelli ibridi nella distribuzione alberghiera

Oggi, molti operatori del settore turistico puntano piuttosto a creare una rete di distribuzione alberghiera ibrida: i bed bank garantiscono l’ampiezza dell’offerta, mentre i contratti diretti rafforzano il controllo e la redditività nei segmenti strategici.

I vantaggi? una stessa azienda può affidarsi a fornitori esterni per coprire migliaia di destinazioni, dando comunque la priorità ai propri contratti con gli hotel dove ha condizioni migliori.

La possibilità di collegare più sorgenti

La prima sfida è collegare le diverse fonti senza dover sviluppare troppe soluzioni specifiche. Ogni bed bank, channel manager o fornitore può usare i propri formati, regole e metodi di identificazione.

Una connettività alberghiera centralizzata riduce questa complessità. Permette al distributore di integrare diversi contenuti tramite un unico livello tecnico e di ampliare gradualmente la propria rete di fornitori alberghieri.

Questo approccio evita anche di dipendere da un’unica fonte. Un’azienda può aggiungere un nuovo fornitore, integrare contratti diretti o ampliare la propria copertura geografica senza dover ricostruire da zero il proprio percorso di prenotazione.

La possibilità di gestire le priorità e le regole

Non basta collegare le fonti. Quando lo stesso hotel viene proposto da diverse piattaforme di prenotazione e tramite un contratto diretto, la piattaforma deve identificare, confrontare e organizzare le offerte disponibili.

Questa gestione può basarsi su diversi criteri: prezzo, margine, politica di cancellazione, disponibilità, qualità dei dati o priorità commerciale attribuita a un contratto. Richiede inoltre una mappatura affidabile per riconoscere la stessa struttura o lo stesso tipo di camera, nonostante le differenze di denominazione tra i fornitori.

In questo modo, il distributore mantiene il controllo sulla propria strategia. Non si limita a visualizzare tutte le offerte ricevute: decide quali fonti privilegiare in base ai propri obiettivi commerciali e operativi.

La possibilità di sfruttare al meglio i contratti più redditizi

Il modello ibrido dà il meglio di sé quando permette di privilegiare automaticamente i contratti diretti laddove offrono un vantaggio concreto, utilizzando al contempo i bed bank per integrare la disponibilità o la copertura.

Si può proporre in via prioritaria un contratto diretto più vantaggioso. Se quella tariffa non è più disponibile, un’offerta proveniente da una bed bank può subentrare per non perdere la vendita. La strategia di approvvigionamento diventa così dinamica anziché statica.

Questa logica aiuta le agenzie, i tour operator, le TMC e le piattaforme a trovare un equilibrio tra tre obiettivi spesso difficili da conciliare: offrire una scelta sufficientemente ampia, proteggere i propri margini e garantire un’esperienza di prenotazione fluida.

Come DIGITRIPS Tech centralizza i bed bank e i contratti diretti

DIGITRIPS Tech propone un approccio ibrido alla distribuzione alberghiera che unisce Travel Plugz e Hotel Direct Access.

Travel Plugz permette di collegare e aggregare i contenuti provenienti da diverse piattaforme di prenotazione in un unico ambiente. L’azienda può così creare un’offerta alberghiera da più fonti senza dover gestire separatamente ogni connessione nei propri strumenti.

Hotel Direct Access, dal canto suo, permette di distribuire i contratti diretti e le tariffe negoziate. La soluzione facilita il loro collegamento alle disponibilità e alle quote degli hotel, in modo da renderle prenotabili sui canali di vendita interessati.

La combinazione delle due soluzioni permette di:

collegare i contenuti provenienti dalle “bed banks” e dai contratti diretti
centralizzare la loro distribuzione tramite una connettività unificata
applicare le regole di selezione e di priorità in base agli obiettivi definiti
dare la priorità ai contratti più vantaggiosi, quando sono disponibili
tenere a disposizione un’alternativa per massimizzare le possibilità di prenotazione
aumentare gradualmente la quota di ricavi diretti nel mix alberghiero.

Questa struttura riflette le tre funzioni fondamentali di una moderna strategia di distribuzione alberghiera: collegare le fonti, coordinare le regole e valorizzare i contenuti più rilevanti.

Il modello ibrido consiste nel selezionare le fonti più adatte a ogni esigenza e gestirle da una piattaforma in grado di trasformare questa diversità in un vantaggio commerciale.

DIGITRIPS Tech affianca gli operatori del settore turistico nella definizione di questa strategia e nella progressiva integrazione delle loro diverse fonti alberghiere.

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DOMANDE FREQUENTI

Cos’è una “bed bank”?

Una “bed bank” è un intermediario B2B che raccoglie camere e tariffe negoziate con tanti hotel per poi distribuirle ad agenzie di viaggio, tour operator, TMC e piattaforme di prenotazione.

Qual è la differenza tra un “bed bank” e un contratto diretto?

Una bed bank ti permette di accedere all’inventario di tanti hotel tramite un sistema centralizzato. Il contratto viene negoziato direttamente tra il distributore e l’hotel e di solito offre un maggiore controllo sulle condizioni commerciali.

I contratti diretti sono sempre più convenienti?

No. Possono aumentare il margine quando riguardano hotel o destinazioni che generano un volume sufficiente. Bisogna però tenere conto dei costi di negoziazione, caricamento, connettività e manutenzione del contratto.

Si possono combinare i bed bank e i contratti diretti?

Sì. Un modello ibrido usa i bed bank per garantire un’ampia copertura e i contratti diretti per ottimizzare le condizioni sugli hotel strategici. Una piattaforma o soluzione di distribuzione alberghiera, come quella di DIGITRIPS, permette poi di aggregare e dare priorità a questi contenuti.

Come scegliere tra bed banks e contratti diretti?

I “bed bank” sono pensati soprattutto per soddisfare le esigenze di copertura e di disponibilità immediata. I contratti diretti sono ideali per gli hotel con cui collabori regolarmente, per le destinazioni strategiche e per le aziende che vogliono avere un maggiore controllo sulle tariffe e sui margini. Spesso la combinazione delle due opzioni è la soluzione più flessibile.